Organiser

Organisation d’une manifestation ou d’un événement

Des chargés de développement, référents dans les domaines administratif, technique, de l’animation et de la communication vous accompagnent dans l’organisation de votre manifestation ou événement.
 L’organisateur est  responsable de la manifestation qu’il réalise. Il doit donc tout mettre en œuvre pour la sécurité du public. Pour cela, il est impératif de s’adresser au service de la vie associative et de fournir toutes les informations utiles.

Le service met à disposition gratuitement du matériel en fonction des besoins (voir le catalogue de prestations). Une équipe technique conseille sur les modalités et/ou sur le matériel mis à disposition. 

Renseignez-vous à l’accueil du service, au 01 48 79 63 30.

Formulaire de demande de prestations

Règlement intérieur

Ce formulaire unique de demande de prestations vaut pour toute demande de mise à disposition de salle ou de matériel.

Prêt de salle

La commune dispose de salles utilisées principalement pour les activités des associations, mais deux d’entre elles peuvent être louées aux habitants.

POUR LES ASSOCIATIONS

Si vous avez besoin d’un bureau ou d’une salle de réunion, occasionnellement ou régulièrement, pour vos rendez-vous associatifs, votre gestion administrative, vos permanences, votre activité.

Votre association souhaite organiser un événement, une manifestation, une animation.  La Ville met à sa disposition des locaux (six salles) et des services spécialisés.

Démarches
La mise à disposition des salles s’effectue sur réservation. Pour connaître les disponibilités   et les créneaux horaires, renseignez-vous :

• par téléphone au 01 48 79 63 38 ;
• par courriel vie-associative@aulnay-sous-bois.com

La gestion des plannings d’occupation des salles pour les activités régulières ou les manifestations est assurée par le service de la vie associative.

Formulaire de demande de prestations

Ce formulaire est également disponible à l’accueil du service vie associative.
Il est impératif de se faire référencer et inscrire auprès du service et d’avoir son dossier associatif à jour.

Pour les particuliers

Location de salle
Toute demande de location de salle se fait par écrit à l’intention de M. le Maire, en mentionnant vos coordonnées complètes et en précisant le motif de votre demande (anniversaire, mariage…).

Les salles

• Salle Gainville : 20 rue de Sevran.
  Elle peut contenir 70 personnes, est équipée de tables, de chaises, d’un évier et de sanitaires.
  Disponibilité : le samedi à partir de 8h jusqu’à minuit et le dimanche de 8h à 22h.
• Salle le Chalet du Vélodrôme : 137, rue Maximilien-Robespierre (à côté du complexe sportif). Elle peut contenir 70 personnes, est équipée de tables, de chaises, d’un évier et de sanitaires.
  Disponibilité : le samedi à partir de 8h jusqu’à 2h du matin et le dimanche de 8h à 22h.

Location de salle, mode d’emploi
Remplir le formulaire de demande de prêt de salle et fournir les pièces suivantes :

• formulaire de réservation de salle ;
• photocopie d’un justificatif de domicile de moins de trois mois ;
• photocopie de la carte d’identité du demandeur ;
• attestation d’assurance responsabilité civile ;
• justificatif de l’événement.

Formulaire de demande de prêt de salle

Afin d’accélérer le processus de vérification des pièces, il est impératif de déposer votre demande en main propre au service de la vie associative.
Mentionnez vos coordonnées complètes, votre date et votre motif de location.
Une réponse écrite vous sera faite après étude de votre demande, un courrier de confirmation vous sera ensuite envoyé.
Ce formulaire est également disponible à l’accueil du service vie associative.

Tarifs et obligations

Vous pouvez vous renseigner sur les tarifs de nos salles et les services mis à votre disposition au 01 48 79 63 38.
Le prix comprend la location de la salle et les installations présentes (pas de vaisselle ni de coin cuisine).
Une caution d’un montant de 350 €, à l’ordre du Trésor public et à déposer dix jours avant l’événement, est demandée, ainsi qu’une attestation d’assurance mentionnant le nom de la salle et la date.
Lors de la remise des clés de votre location, un état des lieux est établi ainsi qu’à l’issue de celle-ci. En cas de dégâts éventuels, une partie ou la totalité de votre caution pourra être encaissée.

Domiciliation postale

Pour faciliter la gestion de votre courrier, votre association peut bénéficier d’un hébergement postal à la Ferme du Vieux-Pays, au service de la vie associative. Une boîte aux lettres est mise à disposition.
Le service reçoit et trie le courrier des associations. Ces dernières peuvent alors venir le retirer dans leur boîte pendant les heures d’ouverture. Aucune réexpédition et réception de courrier recommandé n’est effectuée.

Cette domiciliation ne vaut pas domiciliation juridique ou bancaire.

Pour bénéficier de ce service, votre demande doit être adressée au service. Après acceptation, votre association recevra une attestation de domiciliation. Vos correspondants pourront alors vous écrire à l’adresse ci-dessous.

Communication

Le service propose aux associations un soutien en communication pour tous les événements associatifs.
Selon la nature de l’événement, celui-ci pourra être relayé :

• sur les réseaux sociaux ;
• sur les panneaux électroniques de la ville ;
• par mailing ;
• sur l’agenda du site internet de la ville ;
• l'application mobile
• dans le magazine municipal Oxygène.

Des présentoirs, à l’accueil du service, permettent la diffusion des  brochures et flyers associatifs.
Une prestation gratuite de reprographie est également disponible.

En savoir plus : par téléphone au 01 48 79 63 38.